Apa itu 5S - 5R : Cara Menerapkan Sistem 5S

Apa itu 5S - 5R : Cara Menerapkan Sistem 5S - 5S adalah pemanfaatan tempat kerja yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruangan untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja.
Sistem manajemen tata graha (good house keeping management) yang dilakukan dalam mengelola tempat kerja (perkantoran, gudang, area kerja bengkel, laboratorium, produksi/pembangkit, dan area pendukung lain seperti fasilitas publik).
Tempat kerja yang bersih, rapih, aman dan nyaman yang akan menghasilkan produk dengan kualitas tinggi, penekanan biaya, penyelesaian tepat waktu, safety terjamin, moral tinggi dan lingkungan terjamin.

Keuntungan menerapkan 5S
1. Zero Breakdown, berarti pemeliharaan lebih baik:
a. Scrap, debu, geram - geram dan potongan – potongan di lantai dan di mesin menjadi berkurang;
b. Dengan membersihkan mesin secara teliti dan teratur anda dapat mengetahui kondisi mesin setiap saat;
c. Pemeriksaan dan pemeliharaan tiap hari dapat menghindari kerusakan mesin menjadi parah di masa yang akan datang.

2. Zero Defect, yang berarti kualitas lebih baik:
a. Jika segala sesuatunya ada pada tempatnya, anda terhindar dari mengambil barang yang salah;
b. Tempat kerja yang bersih akan memberi semangat kerja bagi siapa saja;
c. Alat pengukur dan indikator dapat bekerja dengan baik maka kualitas akan baik.

3. Zero Waste, yang berarti mengurangi biaya dan efisiensi meningkat:
a. Inventory dan barang dalam proses menjadi lebih sedikit;
b. Ruangan–ruangan yang terpakai untuk barang–barang yang tidak diperlukan menjadi berkurang;
c. Gerakan–gerakan yang tidak diperlukan seperti menghindarkan dan mencari dapat berkurang;
d. Mengurangi gerakan – gerakan produksi yang tidak diperlukan seperti, mengangkat, meletakkan, menghitung dan memindahkan.

4. Zero Set Up Time, berarti tidak ada waktu yang terbuang:
a. Karena segalanya ditata dengan teratur maka waktu yang terbuang untuk mencari alat dapat ditekan;
b. Tempat kerja yang bersih dapat meningkatkan efisiensi dan memudahkan orang untuk mengetahui cara pengoperasian, peserta pelatihan sekalipun dapat dengan mudah mengoperasikannya.

5. Zero Late Delivery, berarti dapat memenuhi permintaan pelanggan tepat waktu:
a. Karena tidak ada produksi yang rusak maka anda dapat memenuhi permintaan langganan tepat waktu;
b. Lingkungan kerja pabrik yang baik mempercepat proses produksi, tak ada yang terbuang dan efisiensi meningkat.

6. Zero Injury, yang berarti keselamatan kerja lebih baik:
a. Peralatan yang bersih dan mengkilap mudah mengamati kerusakan dan bahaya;
b. Jika tahu dimana peralatan disimpan, anda dapat lebih cepat mengambilnya jika diperlukan
c. Jika anda meletakkan sesuatu dengan aman maka anda dapat menghindari peralatan tersebut berjatuhan menimpa anda;
d. Jika ada api dan gempa anda tahu dimana letak pintu darurat dan alat pemadam kebakaran.

7. Zero Customer Claim, berarti pelanggan menaruh tingkat kepercayaan yang tinggi:
a. Pabrik yang bersih tidak memproduksi barang yang rusak
b. Pabrik yang bersih dapat memproduksi barang yang menjamin keselamatan pemakai.

8. Zero Deficit, berarti perusahaan anda tambah maju:
a. Jika 5S/5R telah dijalankan dengan baik, pasti tempat kerja menjadi nyaman dan menarik, tak ada waste, tak ada kecelakaan, tak ada kerusakan mesin dan tak ada produk yang rusak, Anda dapat memenuhi keinginan dan harapan pelanggan.

SEIRI berarti RINGKAS atau PEMILAHAN yang bertujuan untuk MEMILIH atau MERINGKAS BARANG-BARANG. Hal ini dilakukan mengingat ruang kerja sangatlah terbatas sehingga harus diefisienkan.
1. Barang yang diperlukan untuk bekerja
2. Barang yang belum diperlukan untuk bekerja
3. Barang yang sama sekali tidak diperlukan
4. Barang yang tidak sesuai penempatannya

Apabila SEIRI tak terpenuhi maka:
• Suasana dan kegiatan kerja terganggu
• Sulit meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan efektivitas kerja

Sementara apabila SEIRI terpenuhi, maka:
• Tidak ada pemborosan ruangan
• Ruangan termanfaatkan secara efisien
• K3 dan Lingkungan Kerja meningkat
• Produktivitas kerja meningkat
• Tidak terjadi penumpukan barang

Metode Penerapan Seiri
A. Kriteria untuk barang yang disisihkan
• Sampah atau scrap
• Diperlukan di tempat lain
• Belum diperlukan
• Siapkan label

B. Kriteria untuk mesin/peralatan/material
• Kapan barang tersebut dipakai/kepastian waktu
• Yang tidak dipakai disisihkan
• Siapkan label

C. Kriteria untuk work in proses(1/2 jadi)
• Tetapkan kepastian barang akan dipakai(waktu)
• Tentukan jumlah kebutuhan dalam batas waktu
• Bila terdapat kelebihan harus disisihkan
• Siapkan label

Pemasangan Label
1. Menentukan urutan kegiatan memilah
2. Mengamati barang-barang yang akan dipilah
a. Barang-barang yang kecil ukurannya disatukan dalam satu kotak
b. Barang yang tak diperlukan dipasang LABEL
c. Tetapkan tempat penampungan barang yang tak dipakai
d. Kalau ada barang yang terlewat, ulangi langkah terdahulu
e. Buat foto dokumentasi sebelum dan sesudah SEIRI

Menghindarkan Adanya Barang yang Tidak Diperlukan di Tahap SEIRI
• Langkah seiri atau ringkas ini cenderung untuk tindakan pencegahan agar seluruh material dan barang dapat dipakai atau terhindar dari adanya barang yang tidak diperlukan.
• Pencegahan ini akan lebih efektif apabila seluruh personil telah menyadari pentingnya tahap ringkas, akan lebih baik lagi bila telah menjadi budaya kerja. Untuk mengukur penerapan tahap ringkas ini sebagai budaya kerja, maka memerlukan perhatian, kesadaran dan kepedulian seluruh karyawan tentang barang yang tidak diperlukan.
• Apabila masih ditemukan barang dan material yang tidak diperlukan berarti kesadaran dan kepedulian

RINGKAS belum menjadi budaya.
SEITON atau RAPI atau PENATAAN, yang artinya adalah MERAPIKAN atau MENATA BARANG YANG DIPERLUKAN.
• Barang yang akan dikerjakan harus tertata rapi ditempatnya
• Barang yang tidak/belum dikerjakan harus dijauhkan dari tempat kerja, tetapi masih berada dalam wilayah kerja
• Sampah atau Scrap dibuang pada tempat yang disediakan untuk tempat sampah
• Barang yang diperlukan di tempat lain telah benar-benar berada di tempat yang telah ditentukan
Metode penerapan SEITON
1. Siapkan label SEITON
2. Buat pedoman penyusunan
3. Identifikasi semua barang
4. Barang yang bukan pada tempatnya ditempeli label SEITON
5. Lakukan secara bertahap
6. Setelah tersusun beri label untuk mempermudah pencarian


Menghindari ketidakrapian di tahapan SEITON
Apabila tahap rapi telah dijalankan, namun masih terdapat ketidakrapian, maka akan timbul pertanyaan mengapa?
Disamping itu juga sejauh mana kesadaran karyawan akan pentingnya kerapian dilingkungan kerja, secara bertahap merapikan tempat kerja dan lingkungan kerja harus menjadi “Budaya Kerja“ bagi setiap karyawan dan keteladanan pimpinan atau tim manajemen, budaya kerja untuk bekerja rapi harus terus menerus ditanamkan kepada seluruh karyawan secara bertahap dan menjadi agenda yang berkesinambungan.
SEISO berarti RESIK atau PEMBERSIHAN dengan sasaran yakni tempat kerja dan peralatan kerja yang resik atau bersih.

Tiga tahap kegiatan SEISO
1. Sifat operasi kebersihan
• Temukan sebab kekotoran
• Lakukan pembersihannya

2. Obyek pembersihan
• Tempat kerja
• Peralatan kerja

3. Mencegah kerusakan
• Cari penyebab kerusakan pada peralatan
• Penggunaan peralatan secara tepat sesuai fungsinya

Peran karyawan merupakan indikator keberhasilan budaya kerja
Membiasakan bekerja dalam tahab RESIK untuk menjadi bagian dari budaya kerja belum tentu mudah, karena ada unsur perubahan perilaku seseorang, akan tetapi hal itu dapat diupayakan secara bertahap, melalui:
• Komitmen pimpinan yang disertai dengan keteladanan
• Kampanye program RESIK
• Sistem yang mampu dikerjakan oleh karyawan
• Sarana dan prasarana cukup

Membersihkan tempat yang kotor adalah penting, tetapi yang lebih penting bagaimana menghindarkan munculnya kembali kotoran yang terjadi.

Metode penerapan SEISO
1. Sebelum dan sesudah pembersihan
a. Mengumpulkan data
b. Menganalisa data
2. Siapkan Lakban Merah, Kuning dan Lak/Tipp Ex
a. Lakban Merah, tempel dibagian peralatan yang rusak (tidak dapat diperbaiki pada hari itu)
b. Lakban Kuning, tempel dibagian peralatan yang rusak (segera dapat diperbaiki)
c. Tipp Ex, untuk baut/mur yang agak longgar (setelah dpt dikencangkan ditandai Tipp Ex untuk mudah diperbaiki)
d. Buatkan daftar peralatan yang akan digunakan
3. Siapkan Formulir Bentuk 1,2 dan 3
a. Bentuk 1: untuk mencatat peralatan yang rusak dan tidak dapat diperbaiki
b. Bentuk 2: untuk mencatat peralatan yang rusak tapi dapat diperbaiki
c. Bentuk 3: memeriksa semua bagian mesin/peralatan dengan seksama, terutama bagian yang sensitif

Membudayakan kebersihan & pemeriksaan tahap SEISO atau RESIK
Untuk memperlancar kegiatan RESIK maka diperlukan pemeriksaan dan langkah-langkah yang meliputi: langkah 1 sd 5.

SEIKETSU berarti merawat atau mempertahankan kondisi lingkungan kerja yang sudah baik.
Tujuan dan sasarannya antara lain:
• Mempertahankan kondisi lingkungan kerja yang sudah baik
• Harus ada standard yang seragam, dalam pemberian label petunjuk pada semua kondisi operasi
• Memeriksa keadaan tempat kerja dean peralatan yang digunakan
• Tersedia tempat sampah
Dalam tahap rawat ini mempertahankan adalah lebih sulit dibandingkan dengan meraih, karena mempertahankan membutuhkan konsistensi bekerja secara berkesinambungan. Mempertahankan kondisi tempat kerja yang sudah baik ini diperlukan peran serta seluruh karyawan untuk berpartisipasi. Seluruh karyawan harus mempunyai tekad yang sama untuk mempertahankannya yaitu dengan tiga prinsip:
• Tidak ada barang yang tidak perlu
• Tidak berserakan
• Tidak kotor

Kaidah Panduan SEIKETSU:
• Semua karyawan terlibat dan bertanggung jawab atas pelaksanaan 5-S
• Rasa bertanggung jawab harus dibudayakan
• Bersih itu mahal, tetapi kotor jauh lebih mahal
• Petugas penanggung jawab area adalah penanggung jawab kebersihan, tetapi cleaning service sebagai pendukung kebersihan

Metode penerapan SEIKETSU
1. Secara individu dibebani tugas perawatan, baik tempat kerja maupun peralatan.
2. Sampah/kotoran dibuang pada tempat yang telah disediakan, sebab tidak hanya petugas cleaning service saja yang harus bertanggung jawab.
3. Dibudayakan.

Tahap RAWAT merupakan kelanjutan dari tahap RESIK oleh karena itu pemantauan dan evaluasi kegiatan tahap RESIK perlu dilakukan:
1. Adakah barang yang tidak diperlukan masih berada disekeliling anda?
2. Apakah peralatan yang tidak digunakan dapat segera diambil?
3. Apakah RESIK dilakukan setiap pagi?
4. Apakah RESIK dilakukan setiap hari setelah bekerja?
5. Sejauh mana peran serta karyawan untuk bekerja rapi?

SHITSUKE berarti RAJIN atau PEMBIASAAN, dengan tujuan agar setiap karyawan terbiasa untuk membina disiplin diri. Ini artinya:
• Karyawan harus mau, mampu dan berani mengubah perilaku ke arah yang terkendali.
• Perubahan sikap harus sesuai dengan nilai-nilai budaya
• Berusaha terus menerus untuk meningkatkan prestasi yang telah dicapai
• Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan lakukan apa yang tidak boleh dilakukan
• Bersedia untuk saling mengingatkan & diingatkan segala sesuatu harus dilakukan secara konsisten dan berkesinambungan

Manfaat Shitsuke
1. Tidak ada pemborosan
2. Lingkungan kerja dan k3 terdukung
3. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan lebih baik
4. Kemungkinan cacat produk terhindarkan
5. Pelayanan tepat waktu
6. Tidak ada keluhan/complaint dari pelanggan
7. Kesejahteraan karyawan meningkat

Pengendalian visual ditempat kerja sebagai bagian dari tahap shitsuke atau rajin
• Langkah awal dalam tahap rajin yaitu mengendalikan secara visual ditempat kerja.
• Apakah program 5-s telah diterapkan dan sekaligus telah menjadi budaya kerja?
• Siapapun bisa menilai secara obyektif tanpa dipengaruhi oleh siapapun.

Dalam rangka mengendalikan secara visual ditempat kerja hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain sebagai berikut:
1. Selalu terbuka dalam memberikan masukan atau kritik terhadap kondisi tempat kerja
2. Menerima kritik atau masukan pada dasarnya akan memperkuat penerapan 5S
3. Bila terjadi masalah segera lakukan tindakan perbaikan khususnya oleh personil bagian yang terkait